Manual vEmergency para Empresas

📑Tabla de contenidos

01Qué es vEmergency Corporativopág. 3
02Roles y permisos del panelpág. 4
03Implementación inicial (10 pasos)pág. 5
04Gestión de colaboradorespág. 7
05Brigadas y simulacrospág. 9
06Centro de Comando de Emergenciapág. 10
07Acciones correctivaspág. 12
08Visitantes y contratistaspág. 13
09Privacidad y derechos del titular (Ley 172-13)pág. 14
10Integraciones: webhooks y APIpág. 16
11Buenas prácticas y FAQpág. 17

01Qué es vEmergency Corporativo

vEmergency Corporativo es una plataforma de respuesta y privacidad ante emergencias laborales que permite a las organizaciones de la República Dominicana administrar la cobertura de protección de sus colaboradores, conformar brigadas, ejecutar simulacros, gestionar visitantes externos y documentar evidencia de cumplimiento — sin que Recursos Humanos se convierta en custodio de datos médicos sensibles.

💡 El principio fundamental

La empresa gestiona el programa de cobertura; el colaborador conserva control exclusivo sobre sus datos médicos. Esta separación es técnica, no solo política.

El problema que resuelve

Para RRHH: elimina la responsabilidad legal de custodiar diagnósticos, alergias y medicación de empleados.
Para SST: centraliza la evidencia documental requerida por Reglamento 522-06 e ISO 45001.
Para Dirección: reduce el riesgo operativo y reputacional ante incidentes mal atendidos.
Para el colaborador: ofrece protección extendida sin exigirle ceder el control de su información médica.

Componentes principales

Componente	Quién lo usa	Para qué
Dashboard RRHH	Recursos Humanos	Visión de adopción, invitaciones, estados
Dashboard SST	Seg. y Salud	Brigadas, simulacros, cumplimiento
Centro de Comando	SST · Dirección	Coordinación en tiempo real durante un evento
Carnet QR/NFC	Colaboradores	Identificación crítica accesible solo en emergencia
Centro de Privacidad	RRHH · Colaborador	Solicitudes ARCO+ (Ley 172-13)
Visitantes / Contratistas	Recepción · SST	QR temporal con datos mínimos de emergencia
Webhooks & API	TI / Sistemas	Integración con CRM, Slack, SIEM, etc.

02Roles y permisos del panel

vEmergency aplica control de acceso basado en roles (RBAC). Cada usuario recibe uno o varios roles que determinan exactamente qué puede ver y hacer.

🛡️

Super Admin

Gestiona todas las empresas del ecosistema. Reservado al equipo Olorun.

Crear/eliminar empresas
Activar planes y licencias
Soporte técnico

👔

Admin de Empresa

Permisos completos dentro de UNA empresa específica.

Configurar sedes y departamentos
Asignar roles a otros usuarios
Acceso a todas las secciones del panel

👥

RRHH

Gestiona el programa de cobertura sin acceso a datos médicos.

Alta y baja de colaboradores
Invitaciones masivas
Reportes ejecutivos
Solicitudes ARCO+

🦺

SST

Seguridad y Salud Ocupacional.

Brigadas y certificaciones
Simulacros y métricas
Centro de Comando
Acciones correctivas

👤

Colaborador

Empleado regular vinculado a la empresa.

Control de su perfil médico
Sus consentimientos
Sus derechos ARCO+

💻

TI / Integración

Equipo técnico de la empresa cliente.

Configurar webhooks salientes
Generar tokens API con scopes
Habilitar MFA obligatorio

⚠️ Importante sobre privacidad

RRHH y SST nunca ven diagnósticos, alergias, medicamentos ni historial médico de los colaboradores. Solo ven estado de activación, adopción y cumplimiento.

03Implementación inicial (10 pasos)

Activación de la empresa

Olorun crea tu organización con un slug único (ej. acme-corp) y asigna el plan contratado (Starter / Pro / Enterprise).

Configuración del Admin

Recibirás credenciales iniciales para el primer Admin de Empresa. Ese usuario es quien dará de alta al resto de los roles.

Cargar sedes y departamentos

Antes de invitar colaboradores, define la estructura organizativa. Cada sede puede tener su propia brigada, lo cual habilita reportes por ubicación.

Personalizar branding

Sube el logo de la empresa. Aparecerá en correos de invitación, carnets imprimibles y reportes.

Importar colaboradores (CSV/Excel)

Carga masiva de empleados con nombre, email, código interno, sede y departamento. El sistema valida duplicados y formato.

Campaña de invitaciones

Envío masivo de correos. Cada empleado recibe un token único válido por 7 días. Al aceptarlo, su perfil se crea sin que nadie de RRHH vea sus datos médicos.

Asignar roles internos

Define quién es RRHH, quién es SST, quién es Admin. Cada rol verá un menú diferente y datos diferentes.

Conformar brigadas

Crea brigadas por sede y tipo (primeros auxilios, evacuación, incendios). Agrega miembros y carga sus certificaciones con fechas de vencimiento.

Programar primer simulacro

Antes del simulacro real, ejecuta uno de prueba con un grupo reducido. Esto valida el flujo y familiariza al equipo SST con el Centro de Comando.

Integraciones (opcional)

Si tu plan incluye webhooks/API: configura notificaciones a Slack, CRM o SIEM. Genera tokens con scopes mínimos necesarios.

04Gestión de colaboradores

Ciclo de vida del colaborador (7 estados)

Estado	Significado	Acción típica
Pendiente	Importado pero no invitado	Enviar invitación
Invitado	Recibió email, no aceptó	Reenviar / recordar
Activo	Perfil completo y vigente	—
Incompleto	Activó pero faltan datos críticos	Recordatorio amable
Desactualizado	Sin actualizar > 180 días	Solicitar revisión
Desactivado	Pausa temporal (licencia, etc.)	Reactivar al regreso
Desvinculado	Salida definitiva de la empresa	Conserva su perfil personal

✅ Buena práctica

Cuando un colaborador se desvincula, NO se elimina su cuenta vEmergency. Su perfil personal de emergencia continúa siendo de su propiedad. Solo se rompe el vínculo corporativo.

05Brigadas y simulacros

Conformación de brigadas

Ve a Panel SST → Brigadas → Nueva brigada.
Define sede, tipo (incendio, primeros auxilios, evacuación, búsqueda, seguridad) y nombre.
Agrega miembros desde la lista de colaboradores activos.
Carga las certificaciones de cada miembro con fecha de vencimiento (el sistema te alertará 30 días antes).

Programar un simulacro

Panel SST → Simulacros → Programar.
Define fecha, tipo (parcial/total), sede afectada, brigadas que participan.
Comunica internamente. El día del simulacro, registra los tiempos de respuesta en el sistema.
Al finalizar, sube acta firmada (PDF) y observaciones.
Cada simulacro queda con registro inalterable para auditoría.

06Centro de Comando de Emergencia

El Centro de Comando es la vista en tiempo real durante un evento activo. Solo accesible para SST, Admin de Empresa y Super Admin.

Funcionalidades clave

Timeline auditable — cada acción queda registrada con autor y timestamp.
Contador "Estoy bien" en vivo — los colaboradores reportan su estado vía QR; el centro ve el conteo actualizado cada 5 segundos.
Asignación de brigadistas — el coordinador marca quién está respondiendo.
Cambio de estado del evento — abierto, en curso, resuelto, cerrado.
Notas libres — para anotaciones de contexto.
Cierre con resumen obligatorio — al cerrar el evento, exige escribir un resumen para evidencia.

⚠️ Crítico durante emergencia real

Los reportes "Estoy bien" marcados como Necesito ayuda o Estoy lesionado generan automáticamente un evento en el timeline del Centro de Comando.

07Acciones correctivas

Toda acción de mejora derivada de un simulacro, auditoría o incidente queda documentada con SLA y evidencia.

Flujo

Crear acción

Definir título, descripción, severidad (baja/media/alta/crítica), categoría, responsable y fecha límite.

Trabajar en ella

El responsable actualiza el progreso (0-100%) y el estado (en curso / pendiente revisión).

Cerrar con evidencia

Al cerrarla se exige una descripción de la evidencia de cierre (no se puede cerrar vacía). El sistema marca cuándo y quién cerró.

📊 Métricas automáticas

El panel muestra: Total, Abiertas, Vencidas, Vencen en 7 días, Cerradas en 30 días. Las vencidas se resaltan automáticamente al día siguiente del due date.

08Visitantes y contratistas

Para personas externas (visitas, proveedores, contratistas), vEmergency permite emitir un QR temporal con vigencia configurable.

Visitantes (corto plazo)

Vigencia configurable de 1 hora a 7 días.
Datos mínimos de emergencia opcionales (tipo de sangre, alergias, contacto).
Carnet imprimible con QR y datos básicos.
Checkout manual cuando la persona sale.
Expiración automática pasada la vigencia.

Contratistas (largo plazo)

Vinculados a un proyecto o subcontrato.
Fecha de inicio y fin del contrato.
Empresa contratista y rol declarado.
Alerta automática 30 días antes de vencimiento de contrato.

ℹ️ Privacidad de visitantes

El visitante acepta los términos de uso al ser registrado. Sus datos se borran automáticamente al expirar el QR (configurable). Esto cumple el principio de minimización de datos de Ley 172-13.

09Privacidad y derechos del titular (Ley 172-13)

vEmergency está diseñado nativamente para cumplir la Ley 172-13 de la República Dominicana sobre protección de datos personales. La empresa actúa como responsable y los colaboradores como titulares.

Los 7 derechos ARCO+

Derecho	Qué permite	Plazo legal
Acceso	Ver una copia de todos sus datos	30 días
Rectificación	Corregir datos inexactos	30 días
Cancelación / Olvido	Solicitar eliminación	30 días
Oposición	Oponerse a un tratamiento específico	30 días
Portabilidad	Recibir sus datos en formato estructurado	30 días
Limitación	Restringir el tratamiento temporalmente	30 días
Revocación de consentimiento	Retirar autorizaciones específicas	Inmediato

Cómo se gestionan

El colaborador entra a Mis Derechos y elige el tipo de solicitud.
El sistema genera un código de seguimiento único (ej. DSR-2026-0742).
RRHH (o el DPO designado) ve la solicitud en Solicitudes ARCO+.
Tiene 30 días para responder. El panel muestra cuántos días quedan.
Al responder, queda registrado el contenido de la respuesta y queda evidencia.

⚠️ No responder = sanción

La Ley 172-13 establece sanciones por no responder en 30 días. El panel marca las solicitudes próximas a vencer en rojo para que tu DPO pueda priorizarlas.

10Integraciones: webhooks y API

Webhooks salientes (plan Pro / Enterprise)

vEmergency dispara eventos HTTP firmados con HMAC-SHA256 hacia tus sistemas cuando ocurre algo relevante.

Eventos disponibles

employee.invited — RRHH envía invitación
employee.activated — colaborador aceptó y creó perfil
employee.unlinked — colaborador desvinculado
emergency.created — evento de emergencia abierto
emergency.closed — evento cerrado
simulation.completed — simulacro finalizado
consent.revoked — colaborador revoca consentimiento
profile.updated — perfil actualizado

Características técnicas

Firma HMAC-SHA256 en header X-vEmergency-Signature.
Clave de idempotencia UUID por delivery.
Reintentos automáticos con backoff exponencial: 1 min, 5 min, 15 min, 1 h, 6 h, 24 h.
Log completo de cada intento (request, response, latencia, status code).
Marca el webhook como error tras 5 fallos consecutivos.
Sanitización automática — los campos médicos (tipo de sangre, alergias, etc.) son redactados antes de salir al exterior.

API REST (plan Enterprise)

Endpoint base: https://olo.run/escan/api/v1/

Autenticación: Laravel Sanctum con token Bearer. Los tokens están scoped — cada uno declara qué puede leer/escribir.

Scope	Permite
`read:employees`	Listar y consultar colaboradores
`write:employees`	Crear/editar colaboradores
`read:brigades`	Leer brigadas y miembros
`write:simulations`	Programar simulacros
`read:reports`	Generar reportes ejecutivos
`write:webhooks`	Gestionar suscripciones de webhook

11Buenas prácticas y FAQ

Buenas prácticas recomendadas

No compartas tokens API. Si un colaborador deja la empresa, revoca sus tokens.
Activa MFA para los roles Admin de Empresa y RRHH.
Programa simulacros al menos 1 vez al año (requisito Reg. 522-06).
Mantén las certificaciones de brigadistas vigentes — el sistema alerta 30 días antes.
Revisa el dashboard de DSR semanalmente — el plazo legal es estricto.
Comunica el lanzamiento con un memo interno explicando que la empresa NO accede a datos médicos.

Preguntas frecuentes

¿RRHH puede ver mi tipo de sangre?

No. Y técnicamente tampoco podría aunque quisiera — esos datos están en una capa de privacidad separada que solo se desbloquea con OTP del titular o en evento de emergencia real verificado.

¿Qué pasa si pierdo mi tarjeta QR?

El empleado reporta la pérdida en su panel personal. Su perfil queda temporalmente bloqueado y RRHH puede emitir un nuevo carnet con QR distinto. El QR perdido deja de funcionar de inmediato.

¿Cómo se factura?

Por sillas (asientos contratados). Cada colaborador activo ocupa una silla. Las invitaciones pendientes y desvinculados no cuentan. Tres planes: Starter, Pro y Enterprise.

¿Y si la empresa cierra?

Los perfiles personales de los colaboradores NO se eliminan. Solo se rompe el vínculo corporativo. Cada colaborador sigue siendo dueño de su perfil de emergencia individual.

¿Funciona sin internet?

El carnet impreso con QR funciona offline (escanear lleva al servidor cuando hay señal). La app y panel requieren conexión. Los datos críticos se cachean para visualización local cuando hay red intermitente.

¿Cumple con HIPAA?

vEmergency NO está certificado HIPAA (esa es regulación de EE.UU.). Sí cumple con Ley 172-13 de RD y aplica los principios equivalentes de minimización, propósito limitado y consentimiento informado.

Manual paraEmpresas 2026